در هر جایگاه شغلی که باشیم، خیلی از درخواست ها و مکاتبات ما لازم است به صورت کتبی انجام شود و اگر یک طرف این ارتباط، شرکت/سازمان یا شخصیت حقوقی باشد، بهتر است این ارتباط در قالب “نامه اداری” انجام شود. در مطلب قبلی به نمونه نامه اداری درخواست همکاری و آموزش نکات اصولی آن پرداختیم. در این مطلب به بررسی موضوع مهمی که در مکاتبات اداری بسیار حائز اهمیت هست یعنی عطف و پیرو خواهیم پرداخت. در ابتدای این مقاله ابتدا مفهوم نامه پیرو را بررسی کرده و سپس ۲ نمونه نامه اداری پیرو را ارائه می دهیم.
نامه پیرو اداری چیست و چه زمانی کاربرد دارد؟
گاهی اوقات در اتوماسیون اداری نامه‌ای که از سازمان صادر می‌گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد یا در پاسخ‌نامه طرف مکاتبه فرستاده شود. در این صورت ازنظر امکان کنترل گردش نامه و به دست آوردن سوابق آن ضرورت دارد به شماره‌های مکاتبات و نامه‌های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:
اگر نامه در پاسخ‌نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده به این شرح قید می‌گردد:
- در پاسخ نامه شماره … مورخ …
- عطف به نامه شماره … مورخ …
هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه‌ای از گیرنده دریافت نشده باشد بعد از عنوان به این شرح انشاء می‌گردد:
- در تعقیب نامه شماره … مورخ…
- پیرو نامه شماره … مورخ …
ذکر شماره نامه به متصدیان کنترل گردش نامه و بایگانی‌ها این امکان را می‌دهد که به‌سرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند.
امیدواریم مفهوم عطف و پیرو برای شما مفید واقع شده باشد.
نکات تکمیلی درباره نگارش نامه های اداری
- در صورتی که به فردی با سمت سازمانی بالاتر نامه می نویسید، افعال خودتان را بصورت سوم شخص مفرد و افعال مربوط به مخاطب را سوم شخص جمع بنویسید. (خواهشمند است – به استحضار می رساند – استحضار دارید.)
- برای نوشتن نامه به افراد هم رده می توان از عبارت های: به اطلاع می رساند، همانطور که اطلاع دارید، خواهشمند است دستور فرمایید و …. استفاده کرد.
- برای نوشتن نامه به افراد پایین رده می توان از عبارت های : لازم به تذکر است- مقتضی است و …. استفاده کرد.
- برای نوشتن محتوای نامه می توان از سه بخش استفاده کرد. بخش اول نامه (یا پاراگراف اول) معرفی اجمالی، بخش دوم توضیحات و بخش سوم جمع بندی.
- در متن نامه حتما از نشانه ها مانند نقطه، ویرگول، علامت سوال و … در محل مناسب استفاده کنید.
- نامه ها حتماً بایستی دارای امضا باشند. حتما در کنار امضا نام فرد قید شود.
- در صورتی که فرد اصلی برای امضا حضور ندارد و جانشین وی امضا می کند باید عبارت “از طرف” در کنار امضا قید شود.
- محل امضا دو خط زیر آخرین پاراگراف و در سمت چپ است.
- می توان در کنار امضا تاریخ را هم نوشت.
- در زیر اسم می توان سمت فرد را نیز تایپ کرد (این موضوع اختیاری است، اما بهتر است باشد.)
- در برخی نامه ها، لازم است نامه به بخش دیگری هم ارسال شود که به آن رونوشت می گویند، رونوشت در انتهای نامه می آید و در آن نام فرد یا سازمان گیرنده در دو خط ذکر می شود.
- در صورتی که نیاز باشد پیوستی با نامه ارسال شود، باید به سمت راست نامه منگنه شود.
۲ نمونه نامه اداری پیرو
جناب آقای……
رئیس/ مدیر محترم…..
موضوع: پیگیری اجرای طرح/ الزامات…..
با سلام و احترام؛
پیرو نامه شماره…….. مورخ…… در خصوص موضوع فوق الاشاره خواهشمند است دستور فرمایید نتیجه اقدامات انجام شده را در قالب فرم/ فایل پیوست به این امور اعلام فرمایند. تسریع در پاسخ مزید امتنان می باشد.
با تشکر
آقای…..
رئیس/ مدیرعامل……
امضاء
✎✎✎✎✎✎✎
جناب آقای…….
رئیس/مدیر محترم……..
موضوع: درخواست جوابیه نامه شماره…… مورخ………
با سلام و صلوات بر محمد و آل محمد؛
احتراما به استحضار می رساند در راستای اجرای مفاد دستورالعمل/ صورتجلسه…… مورخ فلان تاکنون در خصوص موضوع…… اقدام موثری صورت نگرفته است. لذا با توجه به اهمیت موضوع و همچنین ضرورت اجرای……. خواهشمند است دستور فرمایید با قید فوریت نتیجه اقدامات صورت گرفته را به این امور اعلام فرمایند.
دیگران چه می‌خوانند؟با تشکر
آقای…..
رئیس /مدیر ……
امضا
سخن آخر
امیدواریم این مطلب مورد استفاده شما قرار گرفته باشد. در صورت نیاز شما می توانید ۸ نمونه قرارداد شراکت کاری برای مشاغل مختلفرا نیز در انگیزه بخوانید.
فراموش نکنید که شما می توانید نظرات و تجربیات خود را در پایین همین صفحه با ما در میان بگذارید.