یکی از مهم‌ترین مزیت‌های مدیریت زمان کمک به پیشرفت فردی و شغلی است. در واقع توانایی مدیریت صحیح زمان، باعث میشود به راحتی بتوانید کارهای خود به موقع به اتمام برسانید، جلسات کاری را به خوبی مدیریت کنید و زمانی برای تقویت مهارت‌های شخصی خود داشته باشید. بنابراین اطلاع از تکنیک‌های صحیح مدیریت زمان، شما را به اهداف‌تان نزدیک‌تر کرده و موجب پیشرفت چشم‌گیری خواهد شد. اگر به دنبال کسب این مهارت‌ها هستید، این مطلب را دنبال کنید. در ادامه روش‌های مدیریت زمان، هدف از آن، مزایای مدیریت کردن زمان و کتاب‌های مفید در این زمینه را بررسی خواهیم کرد.
مدیریت زمان و هدف از آن
مفهوم این عبارت را می‌توان به صورت توانایی هماهنگی کارها و مسئولیت‌ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش‌های یک فرد تعریف کرد. مهم‌ترین هدف در مدیریت زمان این است که افراد بتوانند در کمترین زمان ممکن، بهترین عملکردی که می‌تواند را داشته باشند.
تست شخصیت شناسی | دوست داری بدونی جنبه تاریک شخصیتت چی میگه؟!
روانشناسی شخصیت: راز هایی که باعث میشود یک مرد دلتنگ شود!
تست شخصیت شناسی: مانع شما در مسیر هدفتان به موفقیت چیست؟
روانشناسی شخصیت | زوج مورد علاقه شما کدام است؟ انتخاب شما حقایق جالبی را برملا خواهد کرد!
مهارت‌های لازم برای مدیریت صحیح زمان
با یادگیری و به کارگیری این مهارت‌ها می‌توانید زمان را به خوبی مدیریت کرده و اهداف‌تان را هوشمندانه‌تر دنبال کنید. برخی از مهم‌ترین مهارت‌های لازم برای مدیریت کردن زمان را در ادامه شرح خواهیم داد.
۱. سازمان‌دهی
سازمان‌دهی می‌تواند تصویری شفاف از کارها و همچنین زمان انجام آن‌ها را در اختیارتان بگذارد. یک سازمان‌دهی ایده‌آل، به معنای داشتن تقویم هفتگی به‌روز، اسناد و یادداشت‌های دقیق است که در صورت لزوم به راحتی در دسترس باشند. بنابراین سعی کنید با نوشتن وظایف و متعهد بودن به انجام آن‌ها، تقویم هفتگی خود را همیشه به‌روز نگه دارید. همچنین داشتن نظم نیز می‌تواند در اداره زمان، بسیار کمک کننده باشد.
۲. اولویت‌بندی
ارزیابی مسئولیت‌ها برای اولویت‌بندی آن‌ها یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌های لازم برای اداره زمان است. روش‌های زیادی برای اولویت‌بندی کارها وجود دارد. برخی از افراد تمایل دارند کارهای ساده و زودبازده خود را در اولویت قرار داده و وظایف سخت و دیربازده را در انتهای لیست اولویت‌بندی خود قرار دهند.
روش دیگری که تعداد زیادی از ما مایل به استفاده از آن هستیم، اولویت‌بندی کارها بر اساس زمان تحویل‌شان است. در واقع تمایل داریم هر کاری که زمان تحویل‌اش نزدیک‌تر است را در اولویت قرار دهیم. برخی نیز از هر دو روش به صورت ترکیبی استفاده می‌کنند.
در حالت کلی اولویت‌بندی برای مدیریت زمان به روش برایان تریسی از معروف‌ترین و پربازده‌ترین روش‌هاست. در این روش کارهایی که به نظر سخت‌تر و ترسناک‌تر هستند، در اولویت قرار می‌گیرند.
۳. هدف گذاری
هدف گذاری اولین گام برای مدیریت مؤثر زمان است. این کار امکان مشاهده روشن هدف نهایی را فراهم می‌سازد، در این صورت می‌توان به راحتی برای رسیدن به آن هدف، کارهای خود را اولیت‌بندی کرد. متقابلاً، داشتن هدف می‌تواند تمرکز بر اولویت‌ها را افزایش دهد. بنابراین سعی کنید همیشه اهدافی کوتاه مدت و بلند مدت داشته باشید.
۴. ارتباطات
داشتن مهارت‌های ارتباطی قوی، می‌تواند به شما در بیان هرچه روشن‌تر اهداف و وظایف خود به همکاران کمک بسیاری کند. همچنین در انجام کارهای مرتبط با اهداف‌تان، می‌تواند پیشرفت چشم‌گیری را حاصل کند.
۵. برنامه ریزی
یکی از اساسی‌ترین بخش‌های مدیریت منظم زمان، برنامه‌ریزی است. برنامه ریزی روزانه یا زمان‌بندی کردن روز موجب منظم‌تر شدن کارها و تلف نشدن وقت میشود. می‌توانید هر شب قبل از خواب برای روز بعد برنامه مناسب تهیه کنید. سعی کنید این برنامه را واقع‌بینانه تنظیم کنید تا در متعهد بودن به آن، دچار مشکل نشوید. بنابراین همواره تلاش کنید با برنامه ریزی روزانه مؤثر، کارها و مسئولیت‌های خود را در راستای اهداف‌تان پیش ببرید.
۶. مرزبندی
در راستای اداره هرچه بهتر زمان خود، باید تنها به کارهایی که به اهداف خودتان و همچنین شرکت کمک می‌کنند، اهمیت دهید. گاهی اوقات ممکن است در شرکت، کارهایی خارج از وظیفه از شما خواسته شود و احتمالاً نه گفتن در چنین شرایطی دشوار است، اما به یاد داشته باشید برای رسیدن به اهداف، نباید زمان را از دست بدهید. پس سعی کنید برای خود مرزهایی مشخص کرده و در صورت امکان، چنین درخواست‌هایی را نپذیرید تا مدیریت مؤثرتری بر زمان‌تان داشته باشید.
۷. مدیریت استرس
عبارت مدیریت زمان به صورت ناخودآگاه، برخی از ما را دچار استرس می‌کند. زیرا معمولاً آن را معادل با یک‌نفس و بی‌وقفه کار کردن می‌دانیم. هر چند که اگر به روش‌های صحیح این نوع مدیریت آگاه نباشیم، همین نتیجه را خواهیم گرفت. پس از مدتی هم خسته و ناامید، تمام برنامه‌ها و اهداف را کنار گذاشته و به سر خط بر می‌گردیم. بنابراین باید به سلامت روان هم به اندازه کافی اهمیت داده شود. مدیریت استرس با روش‌های زیر می‌تواند انگیزه برای تلاش و متعهد بودن به اهداف و برنامه‌ها را حفظ کند.
می‌توانید برای مدیریت مؤثر استرس خود، استراحت‌هایی کوتاه بین کار در نظر بگیرید. یا حتی پاداش کوچکی برای انجام گام به گام و به موقع برنامه تعیین شده، برای خود تهیه کنید.
تقویت مهارت مدیریت مؤثر زمان
کار کردن روی این مهارت‌ها می‌تواند شما را به بهترین کارمند یا بهترین گزینه برای استخدام تبدیل کند. سه روش زیر می‌توانند این مهارت‌ها را تقویت کنند.
۱. اهداف کوتاه مدت و بلندمدت داشته باشید
تمرین برای هدف‌گذاری به مرور به شما یاد می‌دهد برای کسب نتیجه‌ای خاص، چگونه باید هدف‌گذاری کرد. بنابراین سعی کنید اهداف بزرگ و کوچک تعیین و برای رسیدن به آن‌ها تلاش کنید. در مسیر اهداف بزرگتر که طبیعتاً زمان بیشتری نیاز دارند، اهداف کوچکتر را قرار دهید و آن‌ها را به گونه‌ای تنظیم کنید که با سایر اهداف‌تان هم‌راستا باشند.
به عنوان مثال اگر قصد ارتقاء شغلی دارید، ممکن است تلاش یا برنامه‌ای برای تقویت مهارت‌های شخصی نداشته باشید تا کاملاً بر کسب ارتقاء شغلی متمرکز بمانید. همچنین به یاد داشته باشید که اهداف باید قابل دست‌یابی، لمس و اندازه‌گیری باشند.
۲. تقویم خود را مدیریت کنید
برنامه هفتگی‌تان را در تقویم بنویسید. مهم‌ترین کارهای‌تان را زمان‌بندی کرده و در تقویم برای هر کدام روز و ساعتی مشخص کنید. به این ترتیب می‌توانید کنترل بیشتری بر زمان داشته باشید. به عبارتی بسته‌های خاصی از زمان را به کارهای خاص اختصاص دهید تا تضمینی برای پیشگیری از حواس پرتی‌ها و وقت‌کشی‌ها باشد.
به علاوه، مدیریت موثر زمان، در موقعیتی ممکن خواهد بود که بتوانید برای برخی کارهای خاص تصمیم صحیح‌تری بگیرید. به طور مثال اگر احساس می‌کنید جلسه‌ای در شرکت اصلاً مفید نیست و بر خلاف اهداف شماست، می‌توانید مؤدبانه و با توضیح علت، آن را رد کنید.
۳. وظایف را اولویت‌بندی کنید
اولویت‌بندی برای اغلب ما کاری بسیار دشوار است. اما می‌توان با تکرار و تمرین این مهارت را کسب کرد. می‌توانید با نوشتن کارهای هر روز خود و سعی بر اولویت‌بندی آن‌ها این مهارت را در خود تقویت کنید. بنابراین سعی کنید هر روز لیستی از تمام وظایف را بنویسید و کارهایی که برای‌تان ضرورت و اهمیت بیشتری دارند، در ابتدای لیست قرار دهید. حتی می‌توانید از روش برایان تریسی نیز استفاده کرده و سخت‌ترین کار را در اولویت قرار دهید.
به خاطر داشته باشید مهم‌ترین نکته برای موفقیت در اولویت‌بندی و همچنین کنترل زمان، متعهد بودن به برنامه و وظایف مشخص شده است. در این راستا می‌توانید از همکاران، دوستان و مدیر نیز کمک بگیرید.
نکاتی برای برنامه ریزی صحیح
۱. اهداف را به درستی تعیین کنید
اهدافی تعیین کنید که قابل دست‌یابی باشند. برای اینکار می‌توانید از هدف‌گذاری به روش S.M.A.R.T. استفاده کنید. این روش به شما در هدف‌گذاری مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دست‌یابی، مرتبط و زمان‌بندی شده کمک بسیاری می‌کند.
۲. هوشمندانه اولویت‌بندی کنید
سعی کنید وظایف‌تان بر اساس فوریت و اهمیت اولویت‌بندی کنید. به طور مثال می‌توانید کارهای روزانه خود را به صورت زیر اولویت‌بندی کنید:
- ضروری و فوری: این کارها را باید در اولین فرصت انجام دهید.
- ضروری اما غیرفوری: برای این کارها می‌توانید تصمیم بگیرید که چه زمانی مناسب‌تر است تا انجام شوند.
- فوری اما غیرضروری: در صورت امکان این کارها را به فردی دیگری واگذار یا از او درخواست کمک کنید.
- غیرفوری و غیرضروری: انجام این کارها را به بعد موکول کنید.
۳. محدودیت زمانی تعیین کنید
تعیین محدودیت زمانی در تقویت مهارت‌های مدیریت زمان بسیار کلیدی است. این کار تمرکز و عملکرد را تا حدود زیادی بهبود می‌بخشد. پس سعی کنید برای اکثر کارهای خود بازه زمانی خاصی تعیین کنید. داشتن محدودیت زمانی علاوه بر افزایش نظم و تعهد شما، می‌تواند مشکلات احتمالی را نیز بشناساند. در نتیجه می‌توانید قبل از وقوع این مشکلات راه‌حل مناسبی برای مقابله با آن‌ها پیدا کنید.
دیگران چه می‌خوانند؟به عنوان مثال فرض کنید باید قبل از یک جلسه، تعداد پنج گزارش آماده کنید. با این حال می‌دانید که در زمان باقی مانده تنها چهار گزارش را می‌توانید بنویسید. اگر از قبل این واقعیت را بدانید، به راحتی می‌توانید از فرد دیگری کمک گرفته و یکی از گزارش‌ها را به او واگذار کنید، اما اگر فقط یک ساعت مانده به جلسه متوجه شوید که قادر به نوشتن تمام گزارش‌ها نیستید، نخواهید توانست وظایف خود را به درستی انجام دهید.
۴. زمانی برای استراحت در نظر بگیرید
حفظ تمرکز و انگیزه در هنگام کار طولاتی مدت، دشوار است. بنابراین بین کارها یا هر چند ساعت یک بار، استراحت کوتاهی به خود بدهید. می‌توانید چرتی کوتاه، خوردن یک فنجان چای یا قهوه، قدم زدن و… را در این فاصله انجام دهید.
۵. خود را سازمان‌دهی کنید
از تقویم برای برنامه‌ریزی طولانی مدت هم استفاده کنید. می‌توانید زمان کارهای بزرگتر که در آینده‌ای نسبتاً دورتر اتفاق می‌افتند را در تقویم بنویسید. به این فکر کنید که چه روزی برای انجام یک کار خاص مناسب است و آن روز را در تقویم علامت بزنید. سپس برنامه‌های خود را به گونه‌ای بچینید که در تضاد با هدف بزرگتر نباشند.
به طور مثال فرض کنید به جلسه‌ای با مدیر مالی شرکت نیاز دارید. بنابراین باید به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید تا روزی که او در شرکت حضور دارد، بتوانید جلسه مورد نظر را تشکیل دهید.
۶. کارهای غیرضروری را حذف کنید
حذف کارهای غیرضروری یکی از مهم‌ترین نکات برای داشتن برنامه‌ای هوشمندانه است. بنابراین باید کارهای غیرضروری و بی‌اهمیت خود را تعیین و حذف کنید و آن‌هایی که ارزش وقت گذاشتن دارند را در برنامه‌ریزی بیاورید. این کار زمان بیشتری را برای انجام کارهای مهم در اختیارتان قرار می‌دهد.
۷. برنامه روزانه داشته باشید
سعی کنید هر شب قبل از خواب، کارهای فردای خود را مشخص و اولویت‌بندی کرده و در برنامه یادداشت کنید. در این صورت هر روز را با آگاهی از برنامه روزانه شروع می‌کنید و هیچ اتلاف وقتی نخواهید داشت.
مزیت‌های مدیریت زمان
مزیت‌های مدیریت صحیح و موثر زمان عبارتند از:
- کاهش استرس
- آزادی زمان بیشتر برای انجام کارهای مهم‌تر
- بازده بالا با کار کمتر
- جلوگیری از اشتباهات
- جلوگیری از بی‌نظمی
- تقویت قدرت تصمیم‌گیری
- ایجاد فرصت‌های بیشتر
- افزایش احتمال موفقیت
- افزایش پویایی
- تقسیم زمان به بخش‌های کوچکتر
- تشویق به نظم و انظباط
- فرصت تمرکز بر مسائل مهم‌تر
پیامدهای عدم مدیریت زمان
پیامدهای عدم مدیریت زمان عبارتند از:
- گردش کار ضعیف
- زمان تلف شده بسیار
- عدم کنترل بر وظایف و زمان
- کیفیت کار ضعیف
- شهرت پیدا کردن به بدقولی
بهترین کتاب‌های مدیریت موثر زمان
در این قسمت کتاب‌هایی ارزشمند برای مدیریت و کنترل زمان از موفق‌ترین افراد جهان را معرفی می‌کنیم. می‌توانید از این کتاب‌ها نیز برای مدیریت هر چه بهتر زمان خود استفاده کنید.
کتاب مدیریت زمان برایان تریسی: این کتاب که توسط انجمن مدیریت آمریکا AMACOM منتشر شده است، حاوی مطالب ارزشمندی برای مدیریت صحیح زمان از جمله روش کنترل عوامل اتلاف وقت، ایمیل‌ها و پیام‌ها، جلسات و تماس‌های تلفنی، چهار عامل کلیدی برای تقویت بهره‌وری، شیوه اولویت‌بندی صحیح، غلبه بر به تعویق انداختن کارها، روش‌های واگذاری برخی کارها به دیگران، روش‌های حذف برخی کارهای خاص، روش‌های تشخیص کارهای غیرضروری و… است.
کتاب به انجام رساندن کارها از دیوید آلن: این کتاب با نام اختصاری GTD که مخفف How To Get Things Done است نیز شناخته میشود. نویسنده در این کتاب می‌کوشد تا مدیریت مؤثر زمان را ابزاری برای اهدافی بزرگتر مانند نظم شخصی و به سرانجام رساندن کارها معرفی کند. به عبارتی این کتاب به شما یاد خواهد که چگونه با مدیریت و کنترل زمان بتوانید در مناسب‌ترین زمان و با صرف کمترین انرژی، بیشترین بازدهی را داشته و کارهای خود را به انجام برسانید.
کتاب عادت به اکنون نیل فیوره: این کتاب از طریق درمان به تعویق انداختن کارها و اهمال‌کاری، مهارت مدیریت و اداره زمان خواننده را تقویت می‌کند. به بیانی دیگر نیل فیوره معتقد است همه افرادی که ادعای مشکل مدیریت در زمان دارند، در حقیقت اهمال‌کار هستند و مشکل اصلی آن‌ها نداشتن انگیزه کافی برای شروع کار است که باعث به تعویق انداختن کار میشود.
کتاب Leave The Office Earlier از لورا استک: بیشتر تمرکز این کتاب روی مدیریت و کنترل زمان در کسب و کار است. لورا استک سعی کرده است از مدیرانی که زود آمدن و دیر رفتن از محل کار را یک ارزش می‌دانند، انتقاد کند. در واقع او معتقد است مدیریت صحیح زمان یعنی بتوانید در کمترین زمان ممکن وظایف خود را به خوبی انجام داده و به پایان برسانید.
کتاب Total Workday Control از مایکل لینن برگر: این کتاب یکی از اولین و ارزشمندترین کتاب‌هایی است که سعی بر استفاده از تکنولوژی در مدیریت مؤثر زمان داشته است.
جمع بندی
روش‌های گفته شده برای مدیریت زمان، می‌توانند در رسیدن به اهداف گوناگونی مانند موفقیت شغلی، موفقیت در کارهای روزانه، موفقیت در یافتن شغل جدید، موفقیت در یادگیری مهارت‌های جدید و… بسیار کمک کند. همچنین کتاب‌های معرفی شده نیز باعث عمیق شدن درک و مهارت‌های شما در مورد مدیریت زمان می‌شوند. در نهایت اگر پیشنهادی برای کنترل بهتر زمان دارید، لطفاً با ما و همراهان انگیزه به اشتراک بگذارید.