از آن جایی که اغلب کارهای تیمی از موثرترین روش‌ها برای انجام یک پروژه بزرگ محسوب می‌شوند، بسیاری از مدیران، برای مدیریت کار گروهی و ایجاد عوامل موثر در موفقیت کار تیمی تلاش می‌کنند. برای یک مدیریت موفق در این شرایط، به توصیه‌های زیر توجه کنید.
مدیریت کار گروهی
۱. افراد مناسب را برای مسئولیت‌های مختلف استخدام کنید
شکاف‌های مهارتی، باعث می‌شوند که موفقیت کل تیم با مشکل روبرو شود. لازم است که هر یک از اعضای تیم را به صورت جداگانه ارزیابی کرده و اطمینان حاصل کنید که هر یک نقش و وظیفه خود را به خوبی انجام می‌دهند. اگر در مصاحبه شغلی متوجه شدید که شخص روبروی شما برای موقعیت شغلی دیگری مناسب است، نسبت به این جا‌به‌جایی تردید نکنید. اشتباه قراردادن مهره‌های تیم، به شکست کل پروژه منجر خواهد شد.
۲. با همه اعضای تیم آشنا شوید
ایجاد یک رابطه خوب میان مدیریت و اعضای تیم، باعث بهبود عملکرد کل گروه می‌گردد. ایجاد روابط فردی به تضمین احترام متقابل بین شما و کارمندان می‌انجامد. همین طور آشنایی با اعضای تیم به صورت جداگانه باعث می‌شود که موقعیت شما به عنوان رهبر گروه مستحکم شده و مشکلات، مستقیم به خود شما ارجاع داده شوند. به این منظور تلاش کنید خصوصیات یک مدیر خوب را در خود پرورش دهید.
۳. روی نقاط قوت فردی مانور دهید
هر عضوی از گروه، ممکن است دارای برخی مهارت‌های فردی باشد. راز بهره‌وری موثر، به کار گرفتن این نقاط قوت فردی است. به توانایی‌های اعضای تیم خود به صورت منحصر به فرد فکر کرده و آن‌ها را به کار گیرید.
۴. برای مدیریت کار گروهی باید قوانینی تنظیم کنید
در کارهای گروهی باید قوانین زیرساختی وجود داشته باشد. اگر مشکلی در تیم به وجود آید، همه اعضا باید از قبل بدانند که چه کسی راه حل نهایی را پیشنهاد داده و یا باید مشکل را به چه شخصی ارجاع دهند. وضع قوانین اساسی در چنین مواقعی مانع از هرج و مرج و اتلاف وقت و انرژی می‌گردد.
۵. ماموریت پروژه را تیمی اعلام کنید
یک پروژه تیمی باید همراه با تعریف ماموریت تیمی باشد. کارمندان و اعضای گروه نباید خود را جزئی جداگانه دانسته و دیدگاه فردی داشته باشند. لازم است که هرگونه سوء تفاهم درباره نقش‌های فردی در پروژه را از بین ببرید. در صورتی که سوالی در این خصوص وجود داشت، باید وضعیت را شفاف‌سازی کرده و ماموریت نهایی تیم را ترسیم کنید.
۶. اشتراک‌گذاری را ارتقا دهید
اگر در تیم شما برخی افراد کم‌رو هستند و سطح مشارکت پایین‌تری دارند، آن‌ها را به جمع وارد کرده و وادار به مشارکت نمایید. هر عضو تیم باید در گفتگوها سهیم باشد و رفته رفته به توازن گروهی وارد گردد.
۷. مکالمات را هدایت کنید
به همه اعضای تیم اجازه دهید که در آغاز طوفان فکری مشارکت داشته باشند، اما در ادامه کار، هدایت مکالمات و تفکرات تیمی را به دست بگیرید. این تفکرات و برنامه ریزی‌ها باید در راستای سیاست پروژه و هدف نهایی آن باشد؛ به همین دلیل ضرورت دارد که در صورت خارج بودن مکالمات از خط رسیدن به هدف، دوباره به آن نظم بخشیده و در مسیر نگاهش دارید.
۸. اهداف و جدول زمانی را ترسیم کنید
داشتن جدول زمانی، به اعضای تیم کمک می‌کند تا حین کار کردن روی پروژه، از مدیریت زمان غافل نشده و اتلاف وقت و انرژی نداشته باشند. به کمک زمان بندی و ترسیم قطعی اهداف در بازه‌های زمانی، گروه با برنامه‌ای واضح پیش رفته و مسئولیت‌ها دقیقا مشخص می‌گردند.
۹. همکاری تیمی را در بررسی عملکرد پروژه لحاظ کنید
در بررسی عملکرد پروژه، از سهم هر کارمند فراتر رفته و کل تیم را در نظر بگیرید. نقاط قوت را تشریح کرده و زمینه‌هایی را برای بهبود کلی به میان آورید. نشان دهید که همه شرکت برای کار تیمی ارزش قائل است و کارمندان نیز به همان اندازه ارزشمند هستند.
۱۰. ایجاد روابط گروهی در خارج از دفتر کار
ایجاد روابط گروهی در خارج از دفتر کار و جلسات دوستانه در یک کافه، یا رستورانی برای صرف ناهار، تاثیرات عالی خواهند گذاشت. در این شرایط تمامی اعضای گروه در وضعیتی راحت‌تر قرار گرفته و با آرامش بیشتری در مورد کار و زوایای آن صحبت می‌کنند. به علاوه ایجاد یک محیط راحت برای همکاران، برای آشنایی آن‌ها با یکدیگر، به پیوند محکم بین هم تیمی‌ها منجر می‌شود.
۱۱. از ارتباطات شفاف اطمینان حاصل کنید
مطمئن شوید که همه اعضای تیم اطلاعات را به درستی دریافت کرده و سوال مبهمی برای آن‌ها باقی نمانده باشد. اگر اطلاعات از طریق ایمیل به اعضای تیم انتقال می‌یابد، مطمئن شوید که همه ایمیل‌ها را دریافت کرده‌اند.
۱۲. منصف باشید
یک مدیر هرگز نباید بر طبق علاقه‌مندی‌های شخصی خود با کارمندان تعامل داشته باشد، بلکه لازم است که واکنشی منصفانه داشته و در مقابل هر یک از اعضای گروه به مساوات برخورد کنید. بار کاری را عادلانه توزیع کنید. عدم توازن عادلانه بار کاری، موجب نارضایتی اعضای تیم شده و رفته رفته حس احترام را نسبت به مدیریت از دست می‌دهند.
۱۳. برای مدیریت کار گروهی باید نظرات مختلف را به بحث بگذارید
خوب است که یک سیستم رای گیری داشته باشید و نظریات تمامی افراد تیم را دریافت کرده و سپس آن‌ها را به بحث و مناظره بگذارید. برای رسیدن به تصمیمات جامع و بی‌نقص، لازم است که نظریات مختلف را دریافت کرده و آن‌ها را در کنار یکدیگر و بدون تعصب بسنجید.
۱۴. تصور نکنید که مشکلات تیم به شکلی جادویی از بین می‌روند!
به محض بروز مشکلات بزرگ، به آن‌ها پرداخته و در صدد حل کردن هر یک بربیایید. این را به خاطر داشته باشید که مشکلات به صورت خود به خود و یا از طریق دنیای مجازی قابل حل نیستند! شما باید با اعضای تیم خود به شکل رو در رو و مستقیم مواجه شده و مشکلات را به بحث گذاشته و موردی برطرف نمایید. مدیریت این مشکلات به طور موثر، مانع از سقوط کل گروه می‌شود.
۱۵. برای هر یک از اعضای تیم، برنامه و اهداف جداگانه تعریف کنید
اهداف فردی باعث می‌شود که اعضای تیم از مشارکت گروهی فاصله نگیرند. این به مسئولیت پذیری فردی کمک می‌کند و از این که افراد کارها را بر دوش سایرین بیندازند، جلوگیری به عمل می‌آورد. به این شکل هر یک از اعضا می‌دانند که به جز ارزیابی گروهی و تیمی، چیزی به نام ارزیابی شخصی و فردی نیز وجود دارد و نوع و شکل کار خود آن‌ها مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
۱۶. بازخورد مداوم از کل گروه را به عنوان یک نتیجه کلی دریافت کنید
از هر یک از اعضای تیم بخواهید که بازخورد انفرادی خود از عملکرد را به منظور دریافت یک نتیجه کلی از تیم ارائه دهند. زمان‌هایی را برای اعضای تیم تنظیم کنید تا در مورد پیشرفت‌های خود صحبت کنند، سپس یک جلسه گروهی را برقرار سازید تا نتایج کلی در آن عنوان شوند. نظارت بر اهداف شخصی و گروهی، برای دریافت بازخورد مشخص و قطعی عملکرد کل گروه؛ ضرورت دارد.
۱۷. مهارت‌های مدیریت زمان را توسعه دهید
به طور قطع برای رسیدن به هدف کار تیمی، زمان مشخصی را در اختیار دارید و به این منظور باید زمان‌بندی مشخصی برای انجام فعالیت‌ها داشته باشید. فعالیت‌های گروه را زمان‌بندی کرده و بهترین استفاده را برای مهارت‌های مدیریت زمان به کار گیرید. اولویت بندی کارها باعث می‌شود تا مشکلات کوچک به چالش کشیده نشده و وقفه‌های معنی‌دار در فرآیند اجرای کار پیش نیاید. کارهای روزانه تیم را شماره گذاری کرده و از خط اصلی برنامه خارج نشوید.
۱۸. کارمندان مبارز را نادیده نگیرید
اگر متوجه شدید که یکی از کارمندان شما برای انجام وظایف خود تلاش زیاد از حد کرده و یا به سختی برای رسیدن به تیم در مبارزه است، با او جلسه‌ای ترتیب داده و موضوع را ریشه‌یابی کنید. امکان دارد که این کارمند را در نقطه اشتباهی قرار داده و او را برای رسیدن به تیم، به زحمت زیاد انداخته باشید. این موضوع بهره‌وری شخص و به طور کلی بهره‌وری تیم را کاهش خواهد داد و لازم است که برطرف گردد.
۱۹. وارد شده و راهنمایی کنید
دیگران چه می‌خوانند؟آیا به نظر می‌رسد که پروژه از زمان بندی خود عقب افتاده و مشکلاتی گریبان آن را گرفته است؟ لازم است که خود شما به عنوان مدیریت گروه وارد شده و راهنمایی‌های لازم را به اعضا ارائه دهید. شاید نیاز به تغییراتی در ساختار یا دستورالعمل‌ها وجود داشته باشد. به هر صورت ورود کرده و اطمینان حاصل کنید که کار به پایان می‌رسد. مشارکت مدیریت به ایجاد حس احترام در میان کارمندان نیز کمک می‌کند و آن‌ها را دوباره در خط صحیح فعالیت نگاه می‌دارد.
۲۰. اشتیاق خود برای پروژه‌های تیمی را به اشتراک بگذارید
خلقیات مسری هستند؛ اگر شما نظر مثبتی درباره یک پروژه داشته باشید، تیم شما نیز از همین احساس پیروی خواهد کرد. حتی اگر هدف پروژه خسته کننده است؛ راهی برای هیجان انگیز کردن آن پیدا کنید. کشف یک زاویه یا نگاه جدید، باعث می‌شود تا کارکنان شما نیز به کار علاقه‌مند شوند و با روحیه بهتری به کار بپردازند.
۲۱. مسئولیت را تقسیم کنید
از نمایش اقتدار مطلق در پروژه‌های تیمی خودداری کنید. در حالی که ممکن است حرف آخر را مدیریت تیم بزند، لازم است که مسئولیت‌ها را تقسیم کرده و تمامی اعضای تیم را در آن مشارکت دهید. این باعث می‌شود که کار مدیریت ساده‌تر شده و کارکنان نیز این فرصت را داشته باشند تا کمک بیشتری به تیم برسانند.
۲۲. از جا‌به‌جایی بین افراد تیم استفاده کنید
اگر پیوسته اختلافات تیمی را مشاهده می‌کنید، لازم به مداخله شما خواهد بود. اختلافات را ریشه‌یابی کرده و در جهت حل آن‌ها قدم بردارید، شاید نیاز به جا‌به‌جایی اعضا در تیم‌های موازی باشد؛ اما به خاطر داشته باشید که در این جا‌به‌جایی‌ها به هیچ وجه نباید مهارت افراد از بین رفته و در جایی به اتلاف کشیده شود.
۲۳. مشوق تیم باشید
هیچ فرصتی را برای تشویق اعضای تیم خود از دست ندهید. قدردانی کردن از زحمات اعضای تیم و دادن پاسخ مثبت به تلاش‌های آن‌ها، باعث می‌شود که این روند ادامه داشته و آن‌ها همچنان برای بهتر بودن گام بردارند.
۲۴. به هر منفی، یک مثبت اضافه کنید
به یاد داشته باشید که بازخوردهای مثبت را به یک نظر منفی اضافه کنید. دلسرد نمودن کارکنان هیچ حاصلی جز ضعیف‌تر شدن پروژه ندارد. اگر قرار است نکات منفی را به آن‌ها گوشزد کنید، چاشنی نکات مثبت را از قلم نیندازید. حتی دستاوردهای کوچک را در نظر آورده و مورد تشویق و تحسین قرار دهید.
۲۵. دستاوردها را جشن بگیرید
زمانی که تیم به بخشی از اهداف خود دست می‌یابد، یک جشن بزرگ یا حتی کوچک و خودمانی برگزار کرده و به اعضا پاداش ممکن را بدهید. اجازه دهید افراد تیم از این دستاورد شادمان شده و خود را در رسیدن به آن، موثر احساس کنند. این رفتارها، موجب افزایش انگیزه کارکنان در آینده شده و آن‌ها را در مسیر به پایان رساندن پروژه، قوی‌تر می‌سازد.
خط پایان
شما در نقش مدیر یا کارمند، چه تجربه‌ای از کار تیمی دارید؟ تا چه اندازه در قالب کار گروهی موفق یا ناکام بوده‌اید؟ آیا مدیریت استراتژیک توانسته نقشی در رهبری تیمی ایفا کند؟ نظرات و تجربه های خود را از طریق ارسال پیام با ما و سایر خوانندگان انگیزه در میان بگذارید.