یکی از اساسی‌ترین مزایای کار تیمی نسبت به کار انفرادی، موفقیت بیشتر و پیشرفت اعضا و سازمان است. همچنین از آن جایی که هر کدام از اعضا ایده‌های خود را بیان می‌کنند، ایده‌های خلاقانه و بسیار کارآمدی برای انجام کارهای سازمان به وجود می‌آید. به همین دلیل تشویق به کار گروهی در اغلب سازمان‌ها بسیار رواج یافته است. در ادامه مهم‌ترین نکاتی که برای تشویق کارمندان به کار تیمی نیاز است را معرفی می‌کنیم.
نکات لازم برای تشویق به کار گروهی
۱. پروژه‌ها را به تیم‌ها واگذار کنید
سعی کنید پروژه‌های شرکت را به تیم‌ها واگذار کنید و اطمینان داشته باشید که این پروژه‌ها قطعاً موفق‌تر هستند. زیرا به دلیل این که با اشتباه یک نفر تیم زیر سؤال می‌رود، هیچ کدام از اعضا به دنبال سهل‌انگاری نخواهند بود. همچنین پروژه‌ها نیز سریع‌تر به نتیجه می‌رسد، زیرا چندین نفر در انجام آن همکاری می‌کنند.
۲. جلسات برنامه‌ریزی نشده برگزار کنید
گاهی اوقات برای انجام برخی امور پروژه‌ها، جلساتی از قبل هماهنگ نشده برگزار کنید. این موضوع به کارمندان یاد می‌دهد چگونه در یک کار تیمی بهترین عملکرد را داشته باشند و همچنین ایده‌های خود را بیان کنند. کاری کنید هر کسی که در جلسه حضور دارد، حداقل یک ایده (هر چقدر هم احمقانه و مسخره) ارائه دهد. از قضا گاهی چنین ایده‌های خلاقانه‌ای، منجر به بهترین راه حل برای حرفه‌ای‌ترین پروژه‌ها می‌شوند.
۳. پاداشی برای سخت‌کوش‌ها در نظر بگیرید
بسیار مهم است که تلاش تیم‌ها و هر کدام از اعضا‌ی‌شان دیده شود. بنابراین سعی کنید برای تیم‌ها و افرادی که عملکرد خوبی داشته‌اند، پاداشی در نظر بگیرید. پاداشی مانند یک گواهی موفقیت، چند روز مرخصی، سفر چند روزه و پاداش‌هایی مشابه که می‌توانید با توجه به نیازهای اعضا یا ساختار شرکت برای آنها در نظر بگیرید. اطمینان داشته باشید این کار انگیزه‌ای عالی در آنها برای رقابت و پیشرفت به وجود خواهد آورد.
۴. از مدیران تیم‌ها بخواهید همواره در دسترس باشند
زمانی که چند نفر در یک تیم در کنار هم کار می‌کنند، ممکن است تضادهای شخصیتی، مشکلاتی برای اهداف تیم به وجود آورد. بنابراین مدیران باید برای حل هر چه سریع‌تر این مشکلات همواره در دسترس باشند. این تضادها مفهوم کار تیمی را تهدید می‌کنند و باید از بین بروند.
۵. به رویدادهای غیررسمی هم اهمیت دهید
تحقیقات نشان می‌دهد کارکنان علاقه چندانی به کار گروهی ندارند. با جستجویی ساده می‌توان متوجه شد که اجبار کارمندان برای شرکت در رویدادهای رسمی مشابه، نتیجه خوشایندی ندارد. بنابراین اجبار کارمندان برای شرکت در فعالیت‌های تیم‌سازی هیچ گونه هماهنگی و اشتیاقی در آنها به وجود نمی‌آورد.
تیم‌سازی باید به صورت ارگانیک صورت پذیرد. یعنی مدیران باید اعضا را گرد هم آورده، تشویق به کار گروهی کنند، با آنها صحبت کنند، اعتمادشان را جلب کنند، از آنها پشتیبانی اخلاقی داشته باشند و… تا به این ترتیب به رشد ارگانیک یک تیم پویا با عملکردی بالا دست پیدا کنند.
۶. وظایف را کاملاً روشن توضیح دهید
اگر اعضای یک تیم، با وظایف و مسئولیت‌های خود به خوبی آشنا نباشند، عملکرد مؤثری نخواهند داشت. حتی ممکن است برخی افراد از این شرایط سوء استفاده کرده و وظایف خود را به دیگران محول کنند. این موضوع می‌تواند مشکلات و شکایات زیادی به بار آورد.
بنابراین برای اجتناب از چنین شرایطی، باید تمام وظایف و مسئولیت‌ها کاملاً مستند و روشن شوند. حتی اگر در مورد مسئولیت‌ها و تعهدات، ابهام یا اختلاف نظری وجود داشته باشد روشن‌سازی وظایف، آن را نیز از بین خواهد برد.
۷. اهداف را مشخص کنید
در کار تیمی، هر کدام از اعضا باید اهداف بلندمدت تیم و همچنین سازمان را به خوبی درک کنند. این اطلاعات باید در اختیار اعضای جدید هم قرار گیرند و مرتباً در جلسات به روز شوند. یکی از دلایل شکل‌گیری استرس شغلی در کارمندان همین اهداف مبهم است که می‌تواند آنها را آشفته کند. به طور مثال اگر هدف سازمان رسیدن به فروش یک میلیاردی است، هر کدام از اعضای تیم نیز در همان جهت کار خواهند کرد. در واقع اگر اهداف ملموس، دست‌یابی و اندازه‌گیری باشند، موجب کاهش استرس‌های محیط کار و افزایش پویایی اعضا خواهد شد.
۸. بین کارمندان ارتباط مؤثر برقرار کنید
کارکنان باید رابطه‌ای دوستانه با یکدیگر داشته باشند تا بتوانند عملکردی خوب ارائه دهند. در واقع ارتباطی خوب و دوستانه است که اعضای تیم را در کنار یکدیگر نگه می‌دارد. می‌توانید این کار با اعمال یک سیاست ارتباطی در سازمان انجام دهید. این قوانین ترجیحاً به گونه‌ای باشند که هر کدام از کارمندان بتوانند نسبت به آن متعهد بمانند.
دقت کنید که کارمندان جدید نیز بلافاصله بعد از پیوستن به سازمان، از این قوانین مطلع شوند. به یاد داشته باشید یکی از ویژگی‌های مدیر خوب، گوش دادن به صحبت‌های کارمندان و واکنشی صادقانه در برابر آن‌هاست. بنابراین سعی کنید به صحبت‌های کارمندان خود گوش داده و نظرات آنها را نیز در قوانین ارتباطی سازمان اعمال کنید.
۹. نقاط قوت کارکنان را شناسایی کنید
هر کارمند مهارتهای خاص خود را داشته و در اختیار سازمان قرار می‌دهد. سعی کنید کارمندانی که مهارتهای مشابه دارند را کشف کرده و کنار یکدیگر در یک تیم قرار دهید. مهارت‌ها و نقاط قوت کارکنان یک سازمان مانند دندانه‌های چرخی هستند که اگر به درستی در جای خود قرار بگیرند، سازمان را به حرکت در خواهند آورد.
۱۰. از مدیریت میکرو اجتناب کنید
مدیریت میکرو یک روش مدیریتی است که آزادی عمل کارکنان را محدود می‌کند. دقت کنید که احترام متقابل نکته‌ای بسیار مهم در کار تیمی است. هیچ وقت انتظار نداشته باشید وقتی با کارمندان‌تان مانند بچه‌هایی کوچک رفتار می‌کنید، عملکرد خوبی داشته باشند. در عوض تمام امکانات لازم برای ارائه بهترین عملکرد را در اختیارشان قرار دهید تا انتظارات‌تان برآورده شود. به عبارتی تشویق به کار گروهی در سایه احترام، اعتماد و صداقت، بازده بسیار بالایی خواهد داشت و قطعاً آن تیم شکوفایی و رشد چشم‌گیری تجربه خواهد کرد.
۱۱. خردمندانه استخدام کنید
استخدام از مهم‌ترین فرآیندها در هر سازمانی محسوب می‌شود این در حالی است که اغلب سازمان‌ها فرآیند استخدام ناکارآمد و بسیار بدی دارند که همین موضوع، منجر به استخدام فردی نامناسب می شود. فرآیند استخدام باید میزان تمایل فرد به تلاش برای اهداف سازمان را مشخص کند.
۱۲. هم‌بستگی و انسجام ایجاد کنید
هر کدام از اعضای تیم‌ها را تا حد ممکن در تصمیم‌گیری‌ها سهیم کنید. امکانی فراهم کنید تا هرازگاهی اعضا بتوانند دور هم جمع شده و مشکلات و نظرات خود را بازگو کنند. این کار موجب انسجام، هم‌بستگی و هم‌مسیری آنها می‌شود. همچنین این فرصت را فراهم می‌آورد تا اعضا مسیر خود را بازنگری کرده و در صورت نیاز آن را تغییر دهند.
۱۳. ویژگی‌های شخصیتی کارکنان را بشناسید
در هر تیمی اعضای مختلف با شخصیت‌ها، مهارت‌ها و تجربیات مختلف وجود دارد. برای کسب شناختی کلی از کارمندان می‌توانید از آنها بخواهید ویژگی‌های شخصیتی خود را بنویسند. سپس ویژگی‌های خوب و بد آنها را در حضور تمام اعضای گروه و بر اساس وظایف و مسئولیت‌های‌شان بررسی کنید.
۱۴. از تنوع استقبال کنید
تنوع مزیتی است که می‌تواند بین کارمندان رقابت ایجاد کند. این تنوع و رقابت نیز منجر به نوآوری‌های بسیاری خواهد شد. به همین منظور شرکت باید دارای تنوع در جنسیت، نژاد، مهارت، دانش، فرهنگ‌ها و شخصیت‌ها باشد. تحقیقات ثابت کرده است تیم‌های دارای تنوع جنسیتی، ۱۵ درصد و تیم‌های دارای تنوع قومیتی، ۳۵ درصد موفق‌تر از تیم‌های معمولی بوده‌اند.
دیگران چه می‌خوانند؟تیم‌هایی که تنوع بیشری دارند، معمولاً اشتباهات کمتری داشته و بسیار هوشیارتر و تیزبین‌تر از تیم‌های همگن و بدون تنوع هستند. در حقیقت تنوع می‌تواند هوشیاری و دید بسیار وسیع‌تری را در اختیار تیم قرار دهد. پس سعی کنید افرادی با فرهنگ‌های متفاوت استخدام کنید، تنوع فرهنگی سازمان را افزایش دهید و سپس آنها را تشویق به کار گروهی کنید. هر کدام از این افراد می‌توانند با توجه به تفاوت‌هایی که دارند قدرت نوآوری، ایده پردازی و کارآمدی تیم را افزایش دهند.
۱۵. به کارمندان قدرت تصمیم‌گیری دهید
یکی از مهم‌ترین نکات، به خصوص در شرکت‌های تازه تأسیس، نحوه توزیع قدرت تصمیم‌گیری به شمار می‌آید. در حالت کلی رویکرد اصلی این است که تمام کارمندان بتوانند در بیان ایده‌های خود آزاد باشند. بنابراین اگر شرکت شما قوانین و سلسله مراتب بیش از حد رسمی دارد، باید در دیدگاه خود تجدید نظر کنید.
به عنوان یک مدیر تأثیرگذار، باید هموراه یک راه ارتباطی باز با کارمندان داشته باشید تا آنها بتوانند آزادانه و بدون اضطراب، نظرات، ایده‌ها و انتقادات‌شان را بیان کنند. پس سعی کنید همیشه بر همکاری صادقانه تأکید کنید و این اطمینان را به وجود آورید که همه اعضا در تصمیم‌گیری‌ها و در پیشرفت شرکت مهم هستند.
۱۶. محل کاری با امکان تبادل نظر فراهم کنید
در سال ۱۹۹۹ میلادی استیو جابز، به عنوان مدیرعامل پیکسار فعالیت می‌کرد. در آن زمان دفاتر به شکل جداگانه ساخته شده بودند و انیماتورها در طبقه اول، مهندسان کامپیوتر در طبقه دوم و کارمندان اداری در طبقه سوم بودند. جابز برای تغییر این روند، یک ساختمان یک‌پارچه و بزرگ ساخت و اتاق‌ها و سالن‌های آن به گونه‌ای طراحی شد که تمام اعضا بتوانند با یکدیگر در ارتباط باشند.
نتیجه شگفت انگیز بود. مدیرعامل خلاق پیکسار، توانست خلاقیت و میزان همکاری اعضا را به طور چشم‌گیری افزایش دهد. به عبارتی، وجود شرایطی که در آن کارمندان بتوانند تبادل ایده داشته و ارتباطی مؤثر برقرار کنند، تأثیر بسیاری در تشویق به کار گروهی و همچنین میزان خلاقیت‌شان دارد.
البته اگر مسئولیت‌های کارکنان شما به گونه‌ای است که تمرکز فردی بالایی می‌طلبد، چنین دفاتری ممکن است به عملکرد آنها آسیب بزند. پس سعی کنید شرایطی را در نظر بگیرید که لطمه‌ای به تمرکز کارمندان وارد نشود و در عین حال بتوانند تبادل نظر مؤثر بایکدیگر داشته باشند.
۱۷. برای اتحاد بیشتر تیم‌ها از تکنولوژی استفاده کنید
مبتکر این ایده، شرکت بریتیش ایرویز (شرکت هواپیمایی بریتانیا) بود. این شرکت برای تشویق بیشتر کارمندان به همکاری، به اشتراک گذاری ایده‌ها و اتحاد بیشتر آنها از شبکه اجتماعی یامر استفاده کرد. این روش، به خصوص برای شرکت‌های هواپیمایی که کارکنان آن امکان چندانی برای به اشتراک گذاری ایده‌ها و دانش خود نداشتند، بسیار کارآمد بود.
بنابراین در شرکت‌هایی که تیم‌های آن در قاره‌ها و کشورهای مختلف کار می‌کنند یا مکرراً در مسافرت هستند، مدیران باید توجه ویژه‌ای به کار گروهی و همکاری کارمندان خود داشته باشند. پلتفرم‌هایی مانند یامر (Yammer)، سیلز فورس (Sales Force) و فیسبوک (Facebook) برای این منظور مناسب هستند. پس سعی کنید شرایط نوآوری و خلاقیت را برای کارکنانی که نمی‌توانند در کنار هم کار کنند، فراهم نمایید.
سخن پایانی
روش‌های گفته شده می‌توانند راهنمای خوبی برای کارفرمایان باشند تا در تشویق به کار گروهی کارکنان، موفق عمل کنند. همچنین یک مدیر کارآمد باید بتواند انگیزه لازم برای تلاش بیشتر کارکنان‌اش را نیز مهیا کند. به همین منظور مطلب تکنیک‌هایی برای کارفرمایان جهت افزایش انگیزه در محیط کار، می‌تواند راهنمای خوبی باشد. در پایان لطفاً چالش‌ها و پیشنهادات خود را برای یک تیم‌سازی یا کار تیمی مؤثرتر با ما و سایر همراهان انگیزه به اشتراک بگذارید.