زمانی که با کسی کار می‌کنید، ممکن است فرد مورد نظر نتواند کارش را به درستی انجام دهد. چه مدیر باشید و چه همکاری که وظیفه نظارت به پروژه را دارد، باید از همکارتان بخواهید که کار را به نحوی متفاوت انجام دهد. ممکن است کاری که انجام شده نیاز به اصلاح جزئی داشته باشد یا این که نیاز به تغییر اساسی در آن داشته باشید. در هر صورت، شاید شما هم جزء افرادی هستید که هنگام گوشزد کردن اشتباه دیگران دچار اضطراب می‌شوید. اگر انتقاد سازنده به درستی انجام شود، نه شما و نه همکارتان دچار ناراحتی و اضطراب نخواهید شد. در این بخش از انگیزه درباره روش‌های درست انتقاد کردن از دیگران و افزایش روحیه انتقاد پذیری سخن خواهیم گفت.
مراحل ابراز انتقاد سازنده
۱. اولین قدم؛ دریافت و ارائه اصلاحات در محل کار کاملاً طبیعی است
این یک موضوع عادی و متداول است که هر پروژه و روشی که فردی برای انجام آن در نظر گرفته برای نزدیک شدن به هدف اصلی تغییر کند. بخشی از این موضوع به این دلیل است که هیچ کس نمی‌تواند ذهن دیگری را بخواند. مردم همیشه در همان ابتدا به روش انجام پروژه آگاه نیستند. بخشی دیگر از این مسئله به این مربوط می‌شود که هیچ یک از ما کامل نیستیم. ما در کارهایمان اشتباه می‌کنیم یا به مواردی که پیش رویمان قرار دارند به صورت بهینه نگاه می‌کنیم. بازخورد اصلاحی، معیاری برای سنجش ارزش فردی نیست، بلکه آن فقط یک بخش عادی و مورد انتظار از فرآیند بهبود کار است.
۲. با کفش‌های دیگران راه بروید
اگر از دادن بازخورد به کسی احساس نگرانی می‌کنید، کافی است با کفش‌های آن‌ها راه بروید و خودتان را جای فرد مقابل تصور کنید. زمانی که وی از شما می‌خواهد یک چیز را به صورت متفاوت انجام دهید آیا از مدیرتان می‌رنجید؟ آیا این تعامل طبیعی و مورد انتظار نیست؟ (البته باید این موضوع که مدیرتان فردی از خود راضی نیست و انتقاد را با تنش انجام نمی‌دهد را نیز در نظر داشت).
به علاوه احتمالاً می‌خواهید بدانید که چگونه می‌توانید کیفیت کارتان را بهبود دهید. در این حالت از کسی که به دلیل احساس ناخوشایندش از ارائه بازخورد به شما اجتناب می‌کند قدردانی نخواهید کرد. این کار باعث می‌شود که اشتباه یا مشکلی که سبب افت کیفیت کارتان می‌شود را بارها و بارها تکرار کنید.
فرض کنید کسانی هستند که به خاطر انتقاد سازنده ای که از آن‌ها می‌کنید، از شما قدردانی خواهند کرد؛ زیرا این کار سبب می‌شود کیفیت کار آن‌ها به مراتب بهتر شود.
این موضوع برای همه مهم است، اما برای مدیران اهمیتی دوچندان دارد. اگر مسئول هستید، نمی‌توانید از بازخورد دادن به کارمندان خودتان اجتناب کنید. شما یک وظیفه اخلاقی و حرفه‌ای دارید؛ بنابر این وظیفه، باید به کارمندان بگویید که در چه جایگاهی قرار دارند و چگونه می‌توانند عملکرد بهتری داشته باشند.
۳. به زمانبندی فکر کنید
در حالتی که هنگام مدیریت پروژه‌ها و افراد مختلف، خودتان را ملزم به ارائه بازخورد می‌کنید، نباید هر زمان که این موضوع پیش آمد و بدون فکر کردن به زمانبندی بازخورد را انجام دهید. اگر کسی روز یا هفته سختی را پشت سر گذاشته یا به وضوح به دلیل مسائل مهم‌تر تحت فشار است، صبر کنید تا فرد در شرایط مطلوب‌تری برای پذیرش انتقاد سازنده قرار بگیرد. (این موضوع نباید برایتان به معنی صبر کردن برای همیشه باشد. یک هفتۀ سخت، می‌تواند منجر به هفته‌ها و ماه‌های سخت متوالی شود. شما نمی‌توانید بازخورد را به آن زمان موکول کنید. با توجه به زمان و احساسی که دارید و با درایت، می‌توانید زمان مناسب را برای بیان موضوع پیدا کنید.)
۴. ساندویچ بازخورد سرو نکنید
اگر تاکنون کتابی درباره مدیریت خوانده باشید، احتمالاً عنوان “ساندویچ بازخورد” برایتان آشناست. در این تکنیک میان دو تعارف، از طرف مقابل انتقاد می‌شود! ایده این است که اگر در ابتدا و انتهای انتقاد از طرف مقابل تعریف کنید، پذیرش سخن برای وی راحت‌تر خواهد بود.
البته این روش مناسب نیست و پیشنهاد می‌شود که آن را استفاده نکنید. مردم آنچه شما بیان می‌کنید را خواهند پذیرفت؛ بنابراین ستایش کردن طرف مقابل و تعریف کردن از وی هنگام انتقاد، ریاکارانه به نظر می‌رسد. همچنین دیگران پس از شنیدن تعریف و تمجید انتقاد را نخواهند پذیرفت و حالت تدافعی نسبت به آن خواهند گرفت. در بازخوردهای ساندویچی پیام اصلی در میان گفتگوهای جانبی گم می‌شود و مخاطب به خوبی آن را دریافت نخواهد کرد.
۵. واقعی باشید
کسی که از شما بازخورد یا انتقاد دریافت می‌کند، نشانه‌های آن را نیز می‌گیرد. اگر شما احساس تنش و نگرانی کنید و از بازخورد دادن ناراحت باشید، طرف مقابل به احتمال زیاد واکنش نشان می‌دهد. او تصور می‌کند که این یک گفتگوی پر از تنش و ناراحت کننده است. حتی اگر احساس اضطرابتان را مخفی کنید، تجربه نشان داده که گفتگو برای طرف قابل سخت و دشوار خواهد بود.
بهترین کاری که برای ابراز انتقاد سازنده می‌توانید انجام دهید، این است که واقعی باشید. تصور کنید این یک مکالمه کاری متداول است؛ مانند این که “آیا تصور می‌کنی چاپگر جوهر بیشتری نیاز دارد؟” یا “آیا می‌توانید آن تماس تلفنی را برای من انجام دهید، من نباید در جلسه‌ای که دارم دیر حاضر شوم.”
با نزدیک شدن به گفتگوی واقعی این پیام را منتقل خواهید کرد: “این طبیعی است و قرار نیست پایان کار شما باشد. دیگر نیازی نیست خودتان را در اتاق استراحت و … پنهان کنید.”
در حقیقت، انتقادی که می‌کنید باید یک چیز عادی و معمولی باشد. بازخورد نباید به ندرت و برای جلسه‌ها و معامله‌های بزرگ در نظر گرفته شود. انتقادی که منظم باشد منجر به افزایش کیفیت کار خواهد شد.
۶. از طریق متن، انتقاد را بیان کنید
اگر نیاز به یک اصلاح جزئی وجود دارد و نمی‌خواهید درگیر گفت‌و‌گو شوید، این امکان وجود دارد که از نوشتن برای انتقاد استفاده کنید. بازخورد باید به گونه‌ای باشد که کارکنان تصور نکنند پروژه دچار فاجعه شده است. همچنین باید به نحوی بیان شود که با وجود جزئی بودن موضوع، کارکنان آن را جدی بگیرند.
اگر انتقاد جزئی است، در متن بیان کنید که سایر بخش‌ها خوب بوده و تنها، بخش مورد نظر نیاز به اصلاح دارد؛ اما در صورتی که مسئله بزرگی رخ داده، کارکنان را سرزنش نکرده و با آن‌ها به تندی رفتار نکنید. در این زمان تنها باید مطمئن شوید که نوشته‌های شما اهمیت مسئله را منتقل می‌کند.
۷. آنچه باید تغییر کند را واضح بیان کنید
گاهی اوقات مدیران یا کارمندان ارشد به طرف مقابل خود توضیح می‌دهند که این کار اشتباه بوده و باید “بهتر” انجام شود. شاید این موضوع از نظر شما واضح به نظر برسد؛ اما “بهتر” به چه معنی است؟ ممکن است طرف مقابل در ذهنش تعریف متفاوتی درباره بهتر انجام شدن کار داشته باشد و با ذهن شما هم‌راستا نباشد. حتی ممکن است طرف هیچ ایده‌ای درباره بهتر شدن کار در ذهنش نداشته باشد و دچار سردرگمی شود. هنگام بیان جمله “بهتر انجام دادن کار” برای فرد مقابل توضیح دهید که دقیقاً چه چیزی باید تغییر کند تا نتیجه مناسبی حاصل شود.
مطمئن شوید که طرف مقابل سخن شما را به طور کامل درک کرده است. مخصوصاً اگر بازخورد پیچیده است، سعی کنید با ذکر مثال آن را برای شنونده ساده کنید.
۸. به دیدگاه دیگران گوش دهید
انتقاد سازنده نباید تنها توسط یک نفر و به طور یک طرفه بیان شود. این یک بحث است و شما باید به سخن طرف مقابلتان هم گوش دهید. ممکن است چیزی که طرف مقابل می‌گوید، نظر شما را تغییر دهد. شاید شما نخواهید پس از بررسی جوانب موضوع به ارزیابی اولیه‌ای که داشته‌اید متعهد بمانید. اگر به سخن دیگران گوش ندهید، آن‌ها همان چیزی که می‌گویید را بی‌چون و چرا انجام خواهند داد.
سخن آخر
انتقاد سازنده به بازخوردی گفته می‌شود که روی پیشرفت روند کار و رشد کارکنان تأثیرگذار است. برخی از مدیران از انتقاد کردن واهمه دارند و این کار را انجام نمی‌دهند. در صورتی که بازخوردی نسبت به مسائل ریز و درشت به کارکنان ندهید، پروژه به خوبی اجرا نخواهد شد؛ زیرا کارکنان همان کاری را انجام می‌دهند که تصور می‌کنند درست است. در این مقاله روش‌هایی را برای درست انتقاد کردن ارائه کرده‌ایم که برای ارائه بازخورد مناسب می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.
برای بهتر شدن عملکرد تیمی که دارید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله‌های راهکارهای افزایش روحیه انتقاد پذیری و ۲۴ مهارت کار گروهی را نیز در انگیزه مطالعه کنید. شما چه روش‌های دیگری برای ابراز انتقاد سازنده می شناسید؟ تجربیات خود را با ما و خوانندگان از طریق «ارسال پیام» در میان بگذارید.