وظایف مدیر در یک کسب و کار چیست؟ آیا مدیر هم به عنوان یکی از اجزای سیستم باید کار کند؟ مدیر بخشی جدایی ناپذیر از هر کسب و کار است. چه دارای کسب و کار جدید و نوپا باشید و چه سال‌ها از راه اندازی و اداره کسب و کارتان گذشته باشد، در هر دو حالت به یک مدیر توانمند برای برنامه ریزی، هدایت تیم و رفع مشکلات احتمالی نیاز دارید.
معرفی وظایف مدیر در سازمان
مدیر وظایف مختلفی در هر سازمان بر عهده دارد. در این مطلب برخی از وظایفی را که مدیر کسب و کار بر عهده دارد معرفی کرده‌ایم.
۱. نقش اصلی مدیر
مدیر وظایف تشریفاتی شرکت مانند استقبال از مهمانان رسمی، امضای اسناد قانونی و… را به عنوان رئیس یک کسب و کار یا سازمان، مدیریت واحد تجاری یا مدیر استراتژیک بر عهده دارد. کارهای میان فردی مانند آنچه به صورت متداول انجام می‌شود و ارتباطات و تصمیمات کم اهمیت، توسط دیگر کارکنان یا مدیران میانی انجام می‌شود و مدیر فقط وظیفه نظارت بر این امور را دارد.
۲. نقش رهبری
همه مدیران نقش رهبری را بر عهده دارند. مدیر به عنوان مسئول کسب و کار یا بخش باید کارهای دیگران را هماهنگ کرده و اعضای تیمش را هدایت کند. این نقش شامل استخدام، آموزش و ایجاد نظم و انضباط در کارمندان می‌شود. اقتدار رسمی و اقتدار عملکردی مدیر، توانایی بالقوه را برای برنامه ریزی و انجام کارها فراهم می‌کند.
۳. نقش راهبری تیم
مدیر به عنوان رهبر یک سازمان یا بخش واحد، باید در کارمندان انگیزه ایجاد کند و به آن‌ها نظم بدهد. مدیر باید با سایر اعضای سازمان در ارتباط باشد، آن‌ها را برای انجام کار تشویق کند و به تیم روحیه بدهد. همچنین مدیر باید فعالیت کلیه اعضای زیردستش را هماهنگ کند. در این زمان مدیر نقش یک رابط را بازی می‌کند.
این نقش مدیر را مستلزم می‌کند که با سایر مدیران خارج از سازمان در ارتباط باشد و با آن‌ها درباره امور مختلف صلاح و مشورت کند. در قالب این نقش، مدیر نماینده‌ای از سمت کلیه سازمان برای انجام امور تشریفاتی به حساب می‌آید.
۴. نقش نظارت
در این نقش، مدیر با نظارت روی محیط، زیر دستان، همتایان و مافوق‌هایش اطلاعات جمع آوری می‌کند. در این حالت مدیر به جست‌وجو و کسب اطلاعات درباره رویدادهای داخلی و خارجی می‌پردازد. از این طریق درک وی از سازمان و محیط حاصل می‌شود. به طور معمول این کار از طریق خواندن مجلات مختلف، صحبت کردن با اطرافیان برای مطلع شدن از سلیقه آن‌ها برای ایجاد تغییرات، بررسی برنامه رقبا و… انجام می‌شود.
مدیران بیشتر اطلاعات کلامی خودشان را از طریق کانال‌های ارتباطی که دارند دریافت می‌کنند. اطلاعات دریافتی می‌تواند در قالب شایعات و گفته‌های دیگران به دست مدیر رسیده باشد یا صرفاً حدس و گمان باشد.
۵. نقش منتشر کننده اطلاعات
در این نقش مدیر اطلاعاتی را که از طریق منابع مختلف جمع آوری کرده است به صورت مستقیم به همتایانش در شرکت، زیردستانش یا مافوق‌هایش منتقل می‌کند. در صورتی که مدیر این اطلاعات را به دیگران منتقل نکند، آن‌ها به هیچ عنوان به این اطلاعات دسترسی نخواهند داشت. زیرا این اطلاعات از محیطی که مدیر در آن قرار دارد و توسط خود او در سازمان جمع آوری شده است. هنگامی که اعضای سازمان با هم ارتباطی نداشته باشند، مدیر نقش مهمی در پخش اطلاعات بین کلیه اعضای تیم ایفا می‌کند.
۶. نقش سخنگوی سازمان
در برابر نماینده سازمان‌های دیگر یا افرادی که در مقابل شرکت قرار دارند، این مدیر است که باید به معرفی کسب و کار بپردازد. مدیر موظف است از طرف سازمان صحبت کند و درباره خط مشی‌ها، برنامه‌ها و… اطلاعات لازم را منتقل نماید. مدیر باید از هرگونه پیشرفتی در واحدش آگاه باشد. مدیران و سهامداران باید درباره عملکرد مالی شرکت آگاهی داشته باشند. مشتریان نیز باید درباره تغییرات جدید محصول، حفظ کیفیت آن و قوانینی که برای آن در نظر گرفته شده اطلاعات لازم را داشته باشند.
۷. نقش کارگشا بودن
مدیر به عنوان یک کار‌آفرین و فرد خلاق در شرکت شناخته می‌شود. او ارائه محصولاتی که سبب بهبود سازمان می‌شود را آغاز کرده و به این موضوع نظارت می‌کند. از وظایف مدیر این است که برای بهبود بخش خودش و هماهنگی آن با تغییرات محیطی تلاش کند. مدیر به ایده‌های جدید و شروع پروژه‌های جدید علاقه مند است.
۸. رسیدگی به آشفتگی‌های احتمالی
مدیران باید هنگام مواجهه با آشفتگی احتمالی و پیش بینی نشده اقدامات لازم را انجام دهند. نقش کنترل کننده مدیر در این حالت سبب می‌شود که وی به طور غیر ارادی پاسخگوی فشارهای به وجود آمده باشد. فشارهای به وجود آمده در زمان مورد نظر بسیار شدید هستند و نیاز به توجه جدی دارند. به همین دلیل مدیر نمی‌تواند این وضعیت را نادیده بگیرد.
از جمله آشفتگی‌های احتمالی می‌توان به اعتصاب کارکنان، کاهش فروش و ورشکست شدن مشتری اصلی اشاره کرد. در این حالت باید مدیر زمان کافی را برای برطرف کردن آشفتگی با نهایت دقت، مهارت و کارایی صرف کند.
۹. تخصیص منابع
مهم‌ترین منبعی که مدیر به زیر دستانش اختصاص می‌دهد، زمان اوست. به عنوان تخصیص دهنده منابع، تخصیص دادن منابع انسانی، منابع فیزیکی و منابع مالی بر عهده مدیر است. مدیر برای تکمیل یک پروژه یا در نظر گرفتن هزینه برای بخشی از یک پروژه تصمیم گیری می‌کند.
همچنین مدیر باید سیاست درهای باز را اجرا کند و به زیر دستانش اجازه بدهد که نظراتشان را بیان کرده و تجربیاتی که داشته‌اند را به اشتراک بگذارند. این فرآیند برای تصمیم گیری‌های مؤثر به مدیر و سایرین کمک می‌کند. یکی دیگر از روش‌های توانمندی زیر دستان تنفیذ قدرت است. مدیر با واگذاری قدرت به زیر دستانش، آن‌ها را برای انجام امور سازمانی توانمندتر می‌کند.
۱۰. نقش مذاکره کننده
در این نقش، مدیر به عنوان نماینده سازمان برای مذاکره با افراد درون سازمان و بیرون آن در نظر گرفته می‌شود. از این طریق مدیر می‌تواند مزایایی را برای واحد خودش کسب کند. مدیر با زیر دستانش برای بهبود تعهد و وفاداری، هماهنگی و یکپارچگی مذاکره می‌کند. مذاکره با کارگران و اتحادیه‌های آن‌ها در مورد شرایط اشتغال، تعهد، بهره‌وری انجام می‌شود. در مذاکرات دولتی نیز موضوع مورد توجه ارائه تسهیلات برای گسترش مشاغل و … است. این مذاکرات بخش جدایی ناپذیر از وظیفه مدیر هستند. زیرا تنها مدیر است که منابع را در اختیار دارد و مغز اطلاعاتی سازمان محسوب می‌شود.
۱۱. نقش مربی‌گری
دیگران چه می‌خوانند؟یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران در سازمان مربی‌گری است. مدیران کسانی هستند که باید مسیر درست را در سازمان به زیردستان یا اعضای تیم خودشان نشان دهند. یک مدیر صرفاً یک مربی و آموزگار در سازمان است.
۱۲. برنامه ریزی
برنامه ریزی یکی از فعالیت‌هایی است که باید به عنوان یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های روزمره مدیران در نظر گرفته شود. مدیران کسانی هستند که آینده شرکت را برنامه ریزی می‌کنند. مدیران درباره کلیه فعالیت‌های آینده که اعضای سازمان باید آن‌ها را انجام دهند فکر می‌کنند.
۱۳. نماینده تغییرات
در واقعیت، شما نمی‌توانید یک روز کاری را پیدا کنید که هیچ تغییری در آن وجود نداشته باشد. یک فرایند موفقیت آمیز، به عواملی برای ایجاد تغییرات قوی نیاز دارد. کسانی که آغاز کننده کل فرایند هستند و آن را تسهیل می‌کنند. اگر می‌خواهید به نتیجه مطلوبتان دست پیدا کنید، باید کل تغییرات فرآیند مورد نظر را مدیریت کنید. مدیران باید اطمینان حاصل کنند که شرکت با ادامه موقعیت فعلی، آمادگی پذیرش تغییراتی را که موجب موفقیت در آینده می‌شود نیز دارد.
۱۴. پیش بینی آینده
یکی دیگر از وظایفی که مدیر دارد پیش بینی آینده است. مدیر باید مانند یک تصویری چشم انداز تجارت در آینده را تصور کند. این وظیفه مدیریتی بسیار مهم است. زیرا اگر آن را به درستی انجام دهید، چشم انداز واضحی برای آینده خواهید داشت. به گونه‌ای که می‌توانید خودتان را برای داشتن آینده بهتر آماده کنید.
۱۵. ایجاد انگیزه در کارمندان
اگر می‌خواهید بهترین نتیجه را از کسب و کارتان بگیرید، باید به انگیزه کارکنان توجه داشته باشید. شما نمی‌توانید فردی را پیدا کنید که برای هیچ چیز کار می‌کند. همه کارمندان دارای عوامل انگیزشی هستند که سبب می‌شود در شرکت به نتایج بهتری دست پیدا کنند. این عوامل انگیزشی برای هر یک از کارمندان متفاوت است.
یکی از وظایفی که مدیر دارد، بهینه کردن فرایندهای انگیزشی برای به حداکثر رساندن عملکرد کاری کارمندان است. بنابراین، ایجاد و گسترش انگیزه یکی دیگر از وظایف مدیریتی است.
سخن آخر
مدیر هر کسب و کار نقشی کلیدی در آن بر عهده دارد. تفاوتی ندارد که مالک شرکت هستید یا به عنوان مدیر یک بخش در نظر گرفته شده‌اید، در هر دو حالت باید وظایفتان را به درستی انجام دهید. مدیر باید به طور کامل بر عملکرد کارمندان نظارت داشته باشد و انگیزه آن‌ها را تقویت کند. یک مدیر هم باید آینده کسب و کار را پیش بینی کند و هم آماده مواجه شدن با چالش‌های پیش بینی نشده باشد. با برنامه ریزی درست مدیر، یک کسب و کار می‌تواند به موفقیت‌های متوالی دست پیدا کند.
توصیه می‌کنیم خصوصیات یک مدیر خوب و نشانه های مدیریت ضعیف را نیز در انگیزه بخوانید و با نحوه صحیح اداره کردن یک کسب و کار بیشتر آشنا شوید.