بسته

نکات و اصول “نوشتن نامه اداری” به همراه مثال‌های متنوع

نکات و اصول "نوشتن نامه اداری" به همراه نمونه نامه اداری

به دلیل اینکه تمامی‌ کارهای اداری از طریق مکاتبات رسمی ‌صورت می‌پذیرد، بر این اساس نامه‌های رسمی ‌بسیار مهم است و برای انجام کارها باید از مکاتبات و نامه‌های رسمی‌ استفاده کرد. اغلب مردم با طرز نوشتن نامه‌ اداری آشنا نیستند. در یک نامه‌ی اداری علاوه بر رعایت نگارش و نحوه‌ی نوشتن استفاده از واژگان و لغات هم از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا نگارش نامه باید به گونه‌ای باشد که از نامه برداشت اشتباه نشود.

در اینجا می‌خواهیم شما را با طرز نوشتن نامه اداری آشنا کنیم و این مشکلی که اکثر افراد با آن مواجه هستند را برطرف کنیم تا کارهای اداری سریع‌تر و بهتر انجام پذیرد.

نحوه نوشتن نامه اداری چگونه است؟

قسمت‌های تشکیل دهنده‌ یک نامه‌ اداری به شرح زیر است:

۱. سربرگ

مهم‌ترین بخش‌های سربرگ عبارت است از:

  • تاریخ
  • شماره‌ی نامه
  • وضعیت پیوست

در ابتدای نامه، شماره، تاریخ و اینکه آیا نامه دارای پیوست است یا خیر، درج نمایید.

۲. شروع یک نامه اداری

در ابتدا، نامه را با نام خدا شروع کنید. بهتر است که از بسمه تعالی استفاده نمایید. بعد از این مورد باید نامه را برای کسی که نوشته اید، خطاب قرار دهید. ابتدا نام او و سمتش را بنویسید.

یک نمونه از فرمت نامه اداری در زیر به شما نشان داده می‌شود:

بسمه تعالی

جناب آقای ……/ سرکار خانم ……. مدیر محترم ……./ ریاست محترم …….

اگر شما نام شخص مورد نظر را نمی‌دانید، از نوشتن سمت او بعد از بسمه تعالی استفاده نمایید. در سطر بعد از عبارات با سلام و احترام، با سلام و احتراما به استحضار می‌رسانید، استفاده کنید. بعد از نوشتن یکی از موارد ذکر شده شروع نامه تمام می‌شود و به قسمت بدنه نامه می‌رسیم.

۳. مقدمه نامه اداری

بخش دوم که در هنگام نوشتن نامه اداری باید به آن توجه داشته باشید مقدمه نامه است. این بخش از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و باید به آن توجه داشته باشید. در این بخش شما باید ذهن مخاطب خود را برای دریافت یا پذیرش درخواست یا پیام خود آماده سازید، زیرا شما نمی توانید یکباره درخواست خود را مطرح ذهن مخاطب را آشفته سازید.

۴. پیام اصلی نامه

از دیگر بخش های مهم نامه اداری، پیام اصلی نامه می باشد که باید برای نوشتن این بخش نهایت دقت خود را بکار گیرید تا در خواست خود را واضح و هدف خود را از ارسال نامه به مخاطب خود منتقل کنید. برای نوشتن این بخش سعی کنید از گزافه گویی بپرهیزید و درخواست خود را روشن بیان نمایید و تا حد امکان مختصر، کوتاه و ساده پیام خود را منتقل کنید.

در قسمت بدنه نامه باید درخواست خود را بدون جملات اعتراض آمیز بنوسیم که می‌تواند هر درخواستی باشد؛ مانند استخدام یا وام. موضوع نامه در فرمت نامه اداری هیچ تاثیری نمی‌تواند داشته باشد. اگر درخواست ما احتیاج به توضیحات اضافی داشته باشد آنها را باید در سه یا چهار خط بنویسیم. توجه داشته باشید که درخواست خود را واضح بنویسید و از کمترین جملات استفاده نمایید.

نمونه یک بدنه درخواست وام:

اینجانب …… برای تاسیس یک واحد اداری جدید با پروانه کسب …… تقاضای درخواست وام از آن واحد محترم را دارم.

خواهشمند است دستور بررسی پرونده اینجانب را صادر نمایید تا در صورت امکان نسبت به پرداخت وام به اینجانب اقدام شود.

نکته دیگر در نوشتن بدنه نامه این است که اگر متن شما طولانی است از کاغذ بزرگ‌تری استفاده شود که مسئول مربوطه بتواند در زیر متن شما نامه را پاراف کند و به زیر مجموعه‌های سازمان مرتبط با نامه ارجاع دهد. اگر از کاغذ کوچک‌تری استفاده می‌کنید در انتهای کاغد مقداری جای خالی برای پاراف کردن نامه قرار دهید. اگر در نامه چندین درخواست دارید بهتر است که آنها را در بندهای مختلف ذکر کنید و با شماره هر تقاضا را جدا کنید.

۵. نتیجه گیری

در هنگام نوشتن این بخش نیز باید دقت خود را بکار ببرید و باید به صورتی آن را بنویسید که مخاطب خود را ترغیب کنید تا درخواست شما را انجام دهد. در این بخش شما می توانید دلیل انجام هدف و تاکید درخواست خود را بنویسید. سعی کنید این بخش زیاد طولانی نشود.

۶. سپاسگزاری

آخرین بخش از نامه اداری، شامل سپاسگزاری است. شما می توانید از قالب زیر برای نوشتن این بخش استفاده نمایید:

از مساعدت و همکار شما سپاسگزارم

(نام شما/ شرکت)

(سمت سازمانی شما)

اصول و ساختار نوشتن نامه اداری
نوشتن نامه اداری

نکات تکمیلی مهم در نوشتن نامه اداری

کاغذ نامه

نوشتن نامه اداری نشان دهنده ادب و احترام ما نسبت به مخاطب نامه است. این احترام در تمامی ‌قسمت‌های نامه باید رعایت شود. کاغذ نامه یکی از این موارد است که نباید به هیچ عنوان برای نوشتن نامه اداری و رسمی ‌از کاغذهای متفرقه با اندازه ناقص، کاغذ دفتر و یا تاخورده استفاده شود. اندازه استاندارد نامه‌های اداری و رسمی ‌A4 و A5 است. به طور معمول نامه‌های اداری در کاغذهای A5 نوشته می‌شود. اگر متن نامه زیاد باشد باید قسمتی برای پاراف کردن آن نامه در نظر گرفته شود که بهتر است از کاغذ A4 استفاده شود.

نگارش صحیح

باید بدانید که یک نامه اداری باید بدون غلط املایی و مشکل نگارشی باشد. اگر در نامه غلط املایی وجود داشته باشد، اثر منفی بر خواننده نامه دارد و اگر می‌خواهید از کلمات غیر معمول استفاده کنید، املای صحیح آن واژه را از اینترنت پیدا کنید. برای نوشتن نامه اداری بهتر است از یک خودکار نرم، پر رنگ و با رنگ آبی یا مشکی استفاده شود.

مناسبات دینی، مذهبی و ملی

زمان نوشتن نامه اگر همراه با مناسبت‌های ملی و دینی همراه باشد می‌توان بعد از مورد خطاب دادن شخص در اول نامه اشاره ای به مناسبت داشته باشید و تسلیت و یا تبریک خود را ابراز نمایید. مثلا اگر ایام ماه مبارک رمضان باشید، می‌توانید ذکر کنید: با آرزوی قبولی طاعات و عبادات شما.

تایپ نامه اداری

اگر از طرف یک سمت و یا یک سازمان و نهاد نامه اداری می‌نویسید، بهتر است که این نامه تایپ شود. به خاطر بسپارید که سربرگ سازمان و اطلاعات تماس حتما در برگه موجود باشد. پس از نگارش نامه آن را در یک پاکت بگذارید و سمت مورد خطاب را در پشت آن ذکر نمای! همچنین نامه را باید با فونت رسمی بنویسید و آماده کنید.

اصول نوشتن نامه اداری رسمی
نوشتن نامه اداری و رسمی

نمونه نامه های اداری مختلف

۱. نامه اداری درخواست وام یا مساعده حقوق

جناب آقای
رییس محترم امور کارکنان
موضوع: درخواست وام یا مساعده حقوق
با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب …………. کارمند یا کارگر شماره …….. که در قسمت ……. مشغول بکار می‌باشم بدلیل مشکلات مالی و شخصی، تقاضای دریافت مبلغ ….. ریال وام / مساعده حقوق دارم که به اقساط ماهیانه … ریال یا در مدت …. ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد پس از دریافت کسر گردد.
خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم مبذول نمایند.
پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم.

امضا

۲. نامه اداری درخواست انتقالی دانشگاه

جناب آقای ……………..

ریاست محترم دانشگاه ……………..

موضوع: درخواست انتقالی یا مهمان به دانشگاه ……………..

با سلام و عرض احترام

بدینوسیله اینجانب دانشجوی ورودی مهر ماه سال …………….. بعلت اینکه پس از قبولی در دانشگاه و شروع دوران دانشجویی خود متاهل گردیده و محل اشتغال دائم همسرم در شهر …………….. است، تقاضای حضور به عنوان دانشجوی میهمان به مدت …………….. به دانشگاه …………….. را دارم. البته مشکلات دیگری از جمله مشکلات مالی، اجتماعی، خانوادگی و همچنین فوت یکی از اقوام درجه اول نیز در این بین وجود دارد. لذا از جنابعالی تقاضا دارم دستور فرمایید مساعدت لازم در خصوص حضور اینجانب به عنوان دانشجوی مهمان در محل مذکور انجام شود.

با تشکر و سپاس ……………..

۳.  نامه‌ اداری به عنوان درخواست همکاری

مدیر محترم کارگزینی شرکت ……………..

جناب آقای ……………..

باسلام و احترام

پیرو درج آگهی استخدام آن شرکت در نشریه …………….. مورخ …………….. جهت همکاری در بخش درخواست کالا در آن شرکت، به پیوست این نامه مشخصات و سوابق شغلی خود (رزومه) را برای اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم می‌دارم.

امیدوارم ویژگی‌های اینجانب از جمله تحصیل در رشته اقتصاد بازرگانی، گذراندن دوره‌های بازاریابی، تسلط کامل به زبان انگلیسی، داشتن مهارت‌های ارتباطی قوی، اعتماد به نفس بالا، اشتیاق به یادگیری مداوم و به روز نمودن اطلاعات شغلی، مورد توجه آن مدیریت محترم قرار گیرد و فرصتی را فراهم سازد تا بتوانم خواسته‌ها و خدمات مورد نظر آن شرکت را برآورده سازم. ضمن آرزوی توفیق و بهروزی برای جنابعالی، پیشاپیش از وقتی که به بررسی رزومه اینجانب اختصاص می‌دهید تشکر نموده و آمادگی خود را جهت حضور در آن شرکت برای ارائه سایر اطلاعات لازم و آشنایی بیشتر اعلام می‌دارم.

با سپاس و احترام

…………….. (نام و نام خانوادگی و امضای متقاضی)

نکات و اصول نوشتن نامه اداری و رسمی
نمونه نامه اداری برای نوشتن نامه اداری

۴. نامه درخواست برگزاری سخنرانی علمی

جناب آقای / سرکار خانم …

ریاست محترم دانشگاه ……..

با سلام و تقدیم احترام

بدینوسیله اینجانب ………… دانشجوی  ……… به نمایندگی از جمعی از دانشجویان از جنابعالی تقاضا داریم بدلیل بنیه علمی / احاطه وسیع بر موضوعات علمی پژوهشی فرهنگی سیاسی اجتماعی اقتصادی ….  دکتر …..   دستور فرمایید ضمن ارسال دعوتنامه رسمی جهت مشارالیه  مساعدت لازم در خصوص در اختیار قرار دادن سالن اجتماعات دانشگاه و امکانات سمعی بصری جهت ایشان و مدعوین مبذول فرمایید.

توضیح اینکه موضوع و عناوین سخنرانی ایشان در خصوص …………می باشد . هدف از درخواست برگزاری سخنرانی  ……… به نامبرده می باشد.

به پیوست مختصری ار رزومه ایشان به حضور ارسال میگردد.

با تشکر و سپاس ……….

تاریخ و امضا

۵. نمونه نامه اداری درخواست امریه سربازی

ریاست محترم ……………..

موضوع: درخواست امریه

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب …………….. به شماره ملی …………….. دارای مدرک کارشناسی مدیریت بازرگانی و گواهی آموزشی …………….. از دانشگاه علمی کاربردی و متصدی از شرکت …………….. وسابقه …………….. سال فعالیت رسمی با …………….. دارای دو مقاله داخلی وخارجی (که به پیوست تقدیم می‌گردد) تمایل دارم تا خدمت مقدس سربازی را با اخذ امریه در آن سازمان بگذارنم و ضمن کسب تجربه از راهنمایی‌های متخصصین محترم آن سازمان نیز بهره‌مند گردم. خواهشمند است با عنایت به این موضوع که متاهل هستم با تقاضای ارائه شده موافقت نموده و دستورات لازم را مبذول فرمایید. لذا در صورت پذیرش تقاضای ارائه شده اینجانب متعهد می‌شوم که در طول خدمت خود ضمن رعایت نظم و انضباط کاری، مقررات اداری آن سازمان را نیز مد نظر قرارداده و امور محوله را به نحو احسن به انجام برسانم. امیدوارم که با این درخواست موافقت فرمایید. پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی در این خصوص بی‌نهایت سپاسگزارم.

با احترام …………….. (نام و نام خانوادگی و امضای متقاضی)

 

سخن آخر

سعی کنید برای نوشتن نامه از زبان رسمی استفاده کنید و از نوشتن نامه به زبان عامیانه بپرهیزید. بعد از اتمام نامه، چند بار نامه را بخوانید و اطمینان حاصل کنید که هیچ غلط املایی در آن وجود ندارد و یا در صورت وجود آن را ویرایش و اصلاح نمایید. همانطور که قبلا نیز اشاره شد، متن اصلی باید به زبان ساده، صریح و واضح بیان شده باشد و از گزافه گویی خودداری شود.

همچنین اگر نامه را برای شخص می نویسید که دارای سمت بالاتری از شما است سعی کنید از واژه ” به استحضار می رساند” استفاده کنید. اگر هم رده شما است “به آگاهی می رساند” را بکار ببرید و اگر مخاطب یا سازمانی که مورد خطاب قرار می دهید زیر دست شما است باید از واژه “به اطلاع می رساند” استفاده کنید.

شما می توانید برای آشنایی با انواع نامه های اداری،  ۳ نمونه نامه اداری درخواست همکاری، ۶ متن دعوتنامه رسمی و اداری و ۲ نمونه نامه اداری پیرو یا عطف را نیز در انگیزه بخوانید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

0 تعداد نظرات
پریدن به بالا