انگیزه های جذاب زندگی

مدیریت زمان در سخنرانی چیست و چطور باید از آن استفاده کرد؟

مدیریت زمان در سخنرانی اهمیت زیادی دارد و بدون آن نمی‌توان یک جلسه سخنرانی را به درستی اداره کرد و توجه مخاطبان را به شکل حداکثری به صحبت‌های خود جلب نمود. در ابتدای سخنرانی خود لحظاتی بیشتر فرصت ندارید تا حواس مخاطبان را به دست آورده و آن را تا پایان جلسه حفظ کنید. از این روی لحظات ابتدایی شروع سخنرانی اهمیت زیادی دارند. مدت زمان باقی مانده نیز به شکلی مدیریت شده به محتوای سخنرانی شما اختصاص خواهد یافت.

در اینجا قصد داریم به بررسی اصول مدیریت زمان در سخنرانی پرداخته و الگوهای آن را دنبال کنیم.

 

الگوی اول برای مدیریت زمان در سخنرانی به مدت ۴۰ دقیقه‌

به طور مثال در اینجا به مدیریت زمان در سخنرانی به مدت ۴۰ دقیقه می‌پردازیم و بخش‌های مختلف آن را مرور می‌کنیم:

  • جلب توجه مخاطب: به مدت ۹۰ ثانیه اول
  • معرفی کردن تمامی مفاهیم: به مدت ۳ دقیقه
  • بیان مفهوم اول: به مدت ۶ دقیقه
  • بیان مفهوم دوم: به مدت ۶ دقیقه
  • شرح مفهوم سوم: به مدت ۶ دقیقه
  • شرح مفهوم چهارم: به مدت ۶ دقیقه
  • توضیح مفهوم پنجم: به مدت ۶ دقیقه
  • پرسش و پاسخ: به مدت ۵ دقیقه
  • نتیجه گیری: به مدت ۳۰ ثانیه

مدیریت زمان در سخنرانی

الگوی دوم مدیریت زمان در سخنرانی به مدت ۴۰ دقیقه

اما در یک نوع زمان‌بندی دیگر که باز هم برای ۴۰ دقیقه به طول می‌انجامد، می‌توانید چنین مراحلی را طی کنید.

  • معرفی و مقدمه سازی: راس ساعت ۲:۰۰ تا ۲:۰۵ بعد از ظهر
  • بخش اول سخنرانی: از ساعت ۲:۰۵ تا ۲:۱۵ بعد از ظهر
  • دومین سخنرانی: از ساعت ۲:۱۵ تا ۲:۲۵ بعد از ظهر
  • سومین بخش سخنرانی: از ساعت ۲:۲۵ تا ۲:۳۵ بعد از ظهر
  • بخش پایانی سخنرانی: از ساعت ۲:۳۵ تا ۲:۴۰ بعد از ظهر
  • پرسش و پاسخ: از ساعت ۲:۳۵ تا ۲:۴ بعد از ظهر

ابزارهای مدیریت زمان در سخنرانی

برای مدیریت زمان در سخنرانی، به ابزاری نیاز خواهید داشت که در دو شکل فیزیکی و روانی به شما کمک می‌کنند تا ایراد سخنرانی خود را به شکلی بهینه‌تر و اصولی‌تر انجام داده و در نهایت حداکثر جلب توجه مخاطبان خود را داشته باشید.

۱. استفاده از تایمر

برای سنجش زمان خود و دقت در زمانی که به بخش‌های مختلف سخنرانی اختصاص می‌دهید، استفاده از یک تایمر عالی خواهد بود. البته لازم است که این تایمر به شکلی نامحسوس مورد استفاده قرار گیرد و در معرض دید مخاطبان شما قرار داده نشود. به یاد داشته باشید که مشاهده تایمر به وسیله مخاطبان، شاید عدم تسلط کافی شما به سخنرانی را نشان داده و اعتماد آن‌ها را کاهش دهد. به طور مثال می‌توانید از تایمرهای کمربندی استفاده کنید. لازم است که این تایمر را در زمان‌های تعیین شده خود تنظیم نمایید، تا در هر بازه زمانی، با یک ویبره به شما یادآوری داشته باشد.

استفاده از تایمر در سخنرانی

۲. زمان‌سنج شمارش معکوس

دومین ابزاری که برایتان کارآمد خواهد بود، زمان سنج شمارش معکوس است. این زمان سنج شمارش معکوس را می‌توانید روی لپ تاپ مقابل خود قرار داده و با داشتن نیم نگاهی به آن، زمان در اختیار خود را مدیریت نمایید. به این ترتیب می‌توانید ببینید که چطور زمانی که در اختیار شماست سپری می‌شود و قادر به مدیریت آن خواهید بود.

۳. تمرین کردن

نکته کلیدی دیگر که باید در مورد زمان‌بندی به یاد داشته باشید، تمرین کردن است. شما باید بخش‌های مختلف سخنرانی خود را در زمان‌های تعیین شده تمرین کرده و مدیریت آغاز و پایان آن‌ها را در همان بازه زمانی، تمرین کنید. لازم است که طی این تمرینات یاد بگیرید چطور محتوای هر بخش با بازه زمانی شما، جور درخواهد آمد.

احتمالا در چند دور تمرین اول، زمان‌بندی‌ها اشتباه از آب درآمده و به طور مثال یک بخش از سخنرانی که باید در ۳ دقیقه به پایان برسد، به ۴ یا ۵ دقیقه به درازا خواهد کشید. بنابراین لازم است که سخنرانی خود را به شکلی خلاصه کنید که در همان ۳ دقیقه به پایان برسد.

اگر چندین نفر را در یک آزمایش قرار داده و به هر یک ۵ دقیقه فرصت بدهید تا یک محتوای موضوعی خاص را به شکل سخنرانی ایراد کنند، قطعا متعجب خواهید شد. بیشتر آن‌ها قادر به کنترل صحبت‌های خود در این زمان سخنرانی نبوده و ایراد صحبت‌هایشان به مدت ۱۰ یا حتی ۱۵ دقیقه طول خواهد کشید. این مهم‌ترین دلیلی است که باید از قبل حتما بارها و بارها سخنرانی خود را در طول زمان تعیین شده، تمرین نمایید.

از دست دادن زمان در سخنرانی

۴. شروع به موقع

مهم است که ارائه شما به موقع آغاز شود. معمولا تاخیر در آغاز یک ارائه، کلیه برنامه‌های مدیریت زمان آن را برهم خواهد ریخت. اگر به هر دلیلی در زمان‌بندی اصولی شما، اختلالی ایجاد شد؛ لازم است که خیلی سریع از هر بخش سخنرانی خود مدتی را کاسته و مجدد زمان آن را تنظیم نمایید. برای نبود تاخیر در زمان سخنرانی، لازم است که از قبل هماهنگی‌های لازم را انجام داده و همه چیز را خود بررسی نمایید تا اختلالی در زمان شروع برنامه وجود نداشته باشد.

 

پیش بینی‌های لازم

توجه داشته باشید که حتی با جدی‌ترین و دقیق‌ترین زمان‌بندی‌های سخنرانی، گاهی اوقات مسائل پیش بینی نشده‌ای رخ می‌دهد و به طور کلی زمان‌بندی شما را برهم خواهد ریخت. از آن گذشته گاهی اوقات استرس‌های ابتدایی سخنرانی باعث می‌شود که زمان‌بندی از دست شما خارج شده و ناگهان ببینید که چیزی نزدیک به ۱۰ دقیقه از وقت خود را از دست داده‌اید. در این شرایط بازگشت به زمان‌بندی و قرار گرفتن در بازه‌های تعیین شده، کمی مشکل خواهد بود. بنابراین لازم است که سریعا کنترل اوضاع را به دست گرفته و از هر بخش سخنرانی خود که پیشتر قسمت‌بندی کرده‌اید، مقداری کاسته و دوباره روی زمان‌بندی قرار بگیرید.

مدیریت زمان در سخنرانی

سخن پایانی

شما چطور مدیریت زمان در سخنرانی را برنامه ریزی کرده و آن را در ارائه‌های خود به کار می‌گیرید؟ در صورت به وجود آمدن اتفاقات پیش‌بینی نشده، چطور می‌توان مجددا به زمان‌بندی بازگشت و عنان ارائه را به دست گرفت؟ ترس از سخنرانی چیست و چطور می‌توان سخنران خوبی بود؟ نظریات و ایده‌های خود را در بخش نظریات انگیزه با ما و سایر خوانندگان در میان بگذارید.

منبع sketchbubble activepresence
مطالب زیر را هم ببینید